CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO DE PATROCINIO Y COLABORACIÓN

DECLARACIONES

I. Declara el Patrocinador, por conducto de su representante legal:

a. Que es una sociedad debidamente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia.

b. Que su representante legal cuenta con todas las facultades y la capacidad necesaria para celebrar el presente Contrato.

c. Que es su deseo celebrar el presente Contrato a fin de patrocinar el Evento, según dicho término se encontrará definido más adelante.

II. Declara el Organizador por conducto de su representante legal:

a. Que es una sociedad debidamente constituida y sus datos de identificación son los indicados en la Carátula (término definido más adelante).

b. Que su domicilio es el ubicado en la Carátula.

c. Que su representante legal cuenta con todas las facultades y la capacidad necesarias para celebrar el presente Contrato.

d. Que se encuentra en cabal cumplimiento de todas sus obligaciones fiscales, o de cualquier otra de índole administrativa, que le pudiera impedir la celebración del Contrato y/o del Evento.

e. Que es su deseo celebrar el presente Contrato, en su carácter de Organizador, el cual, se celebrará de acuerdo a las especificaciones y en las fechas indicadas en la Carátula.

III. Declaran las Partes  de manera conjunta:

a. Que no existe error, dolo, ignorancia, violencia o vicio del consentimiento alguno que impida la validez del presente Contrato.

b. Que ambas Partes acceden a obligarse en términos del presente.

CONSENTIMIENTO

Las Partes acuerdan que los elementos suscritos por las mismas en la Carátula forman parte integrante de las presentes Condiciones Generales y, por lo tanto, de un mismo contrato.

CLÁUSULAS 

PRIMERA. GLOSARIO.  

Para efectos del presente Contrato, los términos en mayúscula tendrán el significado descrito a continuación.

1. Partes

El Patrocinador y el Organizador de manera conjunta.

2. Contrato.

Significa las Condiciones Generales y la Carátula en su conjunto.

3. Condiciones Generales.

Conjunto de cláusulas y anexos, en su caso, donde se establece la descripción de las condiciones generales de contratación, y que señalan detalladamente los términos y características que tiene en general el patrocinio; las obligaciones y derechos que cada Parte tiene de acuerdo con las disposiciones legales, y cuando es el caso, las convenidas lícitamente por las Partes para la correcta aplicación del Contrato.

4. Carátula

Conjunto de cláusulas y anexos, en su caso, donde se establece la descripción jurídica de las condiciones específicas de contratación y que señalan detalladamente los términos y características que tiene en particular el patrocinio; las obligaciones y derechos que cada Parte tiene de acuerdo con las disposiciones legales y cuando es el caso,  las convenidas lícitamente por las Partes para la correcta aplicación del Contrato.

5. Evento

Es la exposición o actividad detallada en la primer cláusula de la Carátula en donde el Organizador incluirá al Patrocinador a fin de publicitar y/o difundir la marca, los productos y los servicios del Patrocinador, sus subsidiarias, filiales o entidades del mismo grupo empresarial.

Los términos no definidos tendrán el significado que se les atribuye en el presente. Los términos en singular incluyen también el plural y los términos en plural incluyen el singular.

SEGUNDA. OBJETO

Por medio del presente Contrato, el Organizador se compromete a colaborar durante el desarrollo del Evento promocionando al Patrocinador en los términos descritos en la Carátula del presente Contrato, a cambio de una contraprestación económica que pagará el Patrocinador (el “Precio”), de acuerdo con los términos y condiciones previstos en este Contrato, sus Anexos y en la Carátula.

TERCERA. OBLIGACIONES DEL PATROCINADOR Y DEL ORGANIZADOR

El Patrocinador se obliga a realizar lo siguiente:

1. Realizar el pago del Precio en los términos descritos en la Carátula  del presente Contrato.
2. Observar todas las comunicaciones y requerimientos razonables de información que el Organizador le haga para la efectiva realización del Evento.

Por su parte, el Organizador se obliga a lo siguiente:

1. Promocionar al Patrocinador en los términos descritos en la Carátula.
2. Entregar al Patrocinador una factura o comprobante de pago que cumpla con todos los requisitos fiscales que resulten aplicables en términos de la legislación vigente.
3. Sacar a salvo al Patrocinador de cualquier daño o perjuicio que este pudiera sufrir derivado de la negligencia, impericia o notoria inexperiencia del Organizador en la realización del Evento.
4. Contar con todos los permisos y autorizaciones de las entidades públicas o privadas aplicables para la realización del Evento.
5. Contratar los seguros aplicables para la realización del Evento, siendo que el Organizador es el único responsable por la organización, logística y desarrollo del Evento.

CUARTA. VIGENCIA DEL CONTRATO 

El Contrato entrará en vigor y se mantendrá vigente en la fecha o por el termino indicado en la Carátula.

Todas aquellas obligaciones que por su naturaleza deban subsistir a la terminación del Contrato, podrán ser exigibles por cualquiera de las Partes, mencionando de manera enunciativa más no limitativa a aquellas relacionadas con la Información Confidencial.

QUINTA. MODIFICACIONES AL EVENTO

El Organizador podrá modificar las fechas del Evento con una anticipación de hasta cinco (5) días hábiles  antes de la fecha del inicio del mismo.

Al realizar la modificación, el Organizador definirá las fechas y términos del evento, el Patrocinador contará con un plazo de dos (2) días hábiles contados a partir de la recepción de la propuesta con los nuevos términos y condiciones del evento para confirmar su participación en éste, pudiendo optar por la terminación del Contrato y la restitución de las cantidades transferidas al Organizador sin responsabilidad alguna.

SEXTA. INCUMPLIMIENTO

Salvo por caso fortuito o fuerza mayor, el Organizador será responsable del incumplimiento de sus obligaciones y de la no realización del Evento y deberá de indemnizar al Patrocinador por los daños y perjuicios que éste hubiera sufrido derivado del incumplimiento de las obligaciones contenidas en este Contrato.

En los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor que impidan la celebración del Evento en los términos descritos en el presente Contrato, ninguna de las Partes será responsable, sin embargo, el Organizador deberá restituir al Patrocinador las cantidades que éste haya aportado para la realización del mismo.

En caso en que el Evento se realice bajo condiciones distintas a las establecidas en la Carátula, el Patrocinador podrá exigir una reducción en el Precio al Organizador.

SÉPTIMA. AUTORIZACIÓN DE USO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

Para efectos de la completa y adecuada ejecución de las obligaciones de cada una de las Partes, ambas se autorizan recíprocamente, y de forma personal, gratuita e intransferible, y de manera temporal únicamente durante el término del presente Contrato, la utilización en la forma y lugar adecuados de aquellas marcas, nombres comerciales y diseños que hayan sido proporcionados por ellas para la realización del Evento.

Esta autorización no supone, en ningún caso, transmisión o licencia alguna sobre cualquier derecho de propiedad intelectual de las Partes, ni tampoco la concesión de derecho alguno de carácter contractual para próximas ediciones del Evento. Las Partes deben de garantizar en todo momento el buen uso de la marca y deberán, en caso contrario, indemnizarse por los daños y perjuicios que se hubieren causado por contravenir lo dispuesto en la presente cláusula.

Las Partes declaran y manifiestan que son las legítimas propietarias de dichos derechos de Propiedad Intelectual y/o que están debidamente autorizadas o licenciadas por sus legítimos titulares para dicha utilización, comprometiéndose a indemnizar plenamente a la otra Parte por cualesquiera responsabilidades que pudieran exigirse por la utilización indebida de los mismos.

El Organizador reconoce y acepta que en virtud del Contrato no adquiere derecho, título ni interés alguno sobre las marcas, nombres comerciales y/o diseños del Patrocinador ni sobre los productos y/o servicios que éstos identifican. El Organizador se abstendrá de realizar cualquier acción que tenga por efecto el desprestigio, la dilución, o cualquier otra forma de disminución de valor, de tales marcas, nombres comerciales, productos y/o servicios del Patrocinador.

El Organizador se obliga especialmente a no utilizar o causar que tales marcas, nombres comerciales, diseños, productos y/o servicios sean utilizados o explotados en cualquier forma contraria al orden público,  la moral,  las buenas costumbres, o, que puedan tener efectos contrarios hacia el buen nombre, reputación o imagen del Patrocinador.

El Organizador autoriza al Patrocinador a publicar en las comunicaciones a sus clientes, avisos o publicidad, el auspicio del Evento, incluyendo la denominación social del Patrocinador, nombre comercial, marcas, domicilio, diseños y demás elementos identificatorios del Evento y/o del Organizador.

OCTAVA. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Las Partes convienen que para los efectos de este Contrato, toda la información de las Partes que sea revelada, se obtenga o a la que se tenga acceso en virtud de estos, tendrá el carácter de confidencial, la cual incluye, de manera enunciativa más no limitativa, toda información tangible o intangible, ya sea oral o escrita, electrónica, grabada, microfilmada o por cualquier otro medio concerniente, de manera enunciativa más no limitativa, a productos, precios, planes de negocio, comercialización o promoción de cualquier producto, prácticas y/o políticas comerciales, programas de sistemas, software, información contable y financiera, jurídica, técnica, marcas, diseños industriales, propiedad intelectual, organizacionales, información de clientes, contactos comerciales, bases de datos, socios actuales y potenciales, servicios prestados, reportes, planes, proyecciones de mercado junto con fórmulas, mecanismos, patrones, métodos, técnicas, procesos de análisis, documentos de trabajo, compilaciones, comparaciones, estrategias, estudios y en general toda aquella información marcada o no como confidencial, a la que en lo sucesivo se le denominará la “Información Confidencial”.

Ambas Partes se obligan a no divulgar o revelar a terceros la Información Confidencial, de ninguna manera o por ningún medio, ni a hacer uso inapropiado de la misma, así como a no utilizarla para fines distintos de los que por razón de la relación jurídica pactada en este Contrato, tenga o llegare a tener.

Asimismo, ambas Partes se obligan a otorgar a la Información Confidencial el mismo tratamiento que le darían a la que es de su propiedad. Dicho tratamiento deberá implicar un grado razonable de cuidado para evitar la revelación o uso inapropiado de la información.

Las Partes acuerdan que se entenderá por “uso inapropiado”, aquel uso que no vaya de acuerdo con el objeto y los fines de este Contrato, de conformidad con sus términos y condiciones. Las Partes acuerdan que se entenderá por “grado razonable”, aquellos actos ejecutados por la parte que corresponda, necesarios para salvaguardar los intereses de las Partes, respecto a la Información Confidencial.

Queda expresamente estipulada la prohibición para cada una de las Partes, de revelar, duplicar, copiar, o de cualquier otra forma de dar a conocer, comercializar, operar, explotar o celebrar cualquier acto jurídico que se encuentre directa o indirectamente relacionado con la Información Confidencial.

Ambas Partes se abstendrán de dar a conocer la Información Confidencial a cualquiera de sus empleados o consultores, excepto a aquellos con los que hayan firmado un acuerdo con estipulaciones relativas a la revelación y uso de la información, similares a las establecidas en este Contrato, siempre y cuando deban conocer dicha información por motivo del trabajo que realizan.

Las restricciones y obligaciones de esta cláusula deberán mantenerse vigentes a la terminación de este Contrato y serán obligatorias para las Partes, así como para sus sucesores o cesionarios autorizados mientras la Información Confidencial mantenga su carácter de confidencial.

NOVENA. TERMINACIÓN

Cualquiera de las Partes puede dar por terminado este Contrato mediante notificación por escrito con mínimo 30 días naturales de anticipación. La terminación de este Contrato conlleva la terminación de sus respectivos anexos, en su caso.

Este Contrato podrá darse por terminado en cualquier momento por cualquiera de las Partes, previa notificación por escrito y sin necesidad de declaración judicial, de presentarse cualquiera de las siguientes causas:

a) Declaración por autoridad competente que resuelva de forma definitiva que alguna de las Partes ha incumplido con alguna disposición legal, reglamentaria o administrativa.

b) El Evento se encuentre impedido o limitado por virtud de la legislación aplicable u algún acuerdo o resolución dictado por autoridad competente.

c) Por la causa establecida en la cláusula quinta de las Condiciones Generales.

d) A discreción del Patrocinador.

Sea cual sea la causa de terminación anticipada del presente Contrato, el Organizador deberá restituir al Patrocinador la cantidad que éste haya destinado para la realización del Evento, sin responsabilidad alguna.

DECIMA. VARIOS

10.1. Cesión

Ambas Partes convienen que bajo ninguna condición o circunstancia podrán ceder, parcial o totalmente los derechos y obligaciones que de este Contrato se deriven, salvo convenio por escrito debidamente firmado por ambas Partes o cuando el Patrocinador realice dicha cesión a subsidiarias, afiliadas, controladoras o entidades del mismo grupo empresarial, en cuyo caso solo deberá notificar al Organizador.

10.2. Acuerdo único

Este Contrato, junto con los anexos que lo acompañan, constituye un único acuerdo entre las Partes en relación con los asuntos en él contenidos y sustituye cualquier acuerdo previo oral o escrito, que pudiese existir entre las Partes.

10.3. Comunicaciones

Salvo disposición en contrario, toda notificación entre las Partes se entenderá válidamente realizada si se emite por correo certificado con acuse de recibo, correo electrónico con acuse de recibo o por cualquier otro medio que permita tener constancia de su recepción, al domicilio y correo electrónico contenidos en la Carátula.

Mientras las Partes no se notifiquen el cambio de sus respectivos domicilios y correos electrónicos, todas las comunicaciones, notificaciones, emplazamientos y demás diligencias judiciales o extrajudiciales, practicadas en los últimos domicilios y correos electrónicos señalados surtirán plenos efectos.

10.4. No asociación

La firma del presente Contrato no crea asociación, sociedad o alguna otra figura jurídica, por lo que cada Parte es responsable de los actos que realice en virtud del presente Contrato.

DECIMA PRIMERA.MODIFICACIONES

El presente Contrato sólo podrá ser modificado mediante documento escrito y válidamente firmado por ambas Partes.

DECIMA SEGUNDA. RESPONSABILIDAD PATRONAL

Las Partes convienen que en ningún caso podrá considerarse a la otra parte como patrón sustituto, quedando fuera de toda responsabilidad en asuntos relacionados con dicho personal, debiendo la Parte que contrató al trabajador de que se trate, sacar en paz y a salvo a la otra en caso de conflictos laborales provocados por personal de la primera.

Las Partes se obligan a disponer del personal suficiente para realizar los actos relacionados con su participación y desarrollo del Evento. Todo el personal que se utilice para estos propósitos en los términos de este Contrato, será personal precisamente contratado y supervisado por cada una de las Partes y ambas Partes aseguran que cuentan con los recursos propios y suficientes para cumplir con las obligaciones que se deriven de la relación laboral con su personal.

DÉCIMA TERCERA. CUMPLIMIENTO

El Organizador se obliga al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, especialmente en materia de propiedad intelectual y defensa al consumidor, así como a mantener indemne al Patrocinador de todo y cualquier reclamo derivado del incumplimiento de tales disposiciones aplicables a la realización del Evento. De igual forma, el Organizador deberá de responder por cualquier daño y/o perjuicio que el Patrocinador pueda sufrir en virtud de incumplimiento a las disposiciones antes mencionadas.

DECIMA CUARTA. JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

Las Partes acuerdan que en caso de controversia derivada de la interpretación, ejecución y cumplimiento de este Contrato se someterán, de forma previa, a una mediación, misma que podrá ser llevada ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá o bien a través de una mediación privada, la cual podrá llevarse a través de medios electrónicos o de forma presencial y en su defecto en la vía que se determine adecuada en términos de lo dispuesto por el Código General del Proceso y las leyes sobre Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos (MASC). Si la controversia continuara, las Partes consienten en someterse para todo lo relacionado con la interpretación, ejecución y cumplimiento de este Contrato a la jurisdicción de los tribunales competentes de Bogotá, D.C., renunciando a cualquier fuero que por razón de domicilio o jurisdicción pudiera corresponderles por razón de su nacionalidad, domicilio o residencia.

Fin de las Condiciones Generales